解读丨《归档文件整理规则》— 电子文件元数据存储

元数据存储

在电子档案管理系统中，电子文件元数据一般使用关系型数据库(如Oracle、 SQL Server、 Access等)进行管理。元数据在关系数据库中存储时，因不同类型的元数据项目与电子文件的对应关系不同，需要区分几个数据表存储和管理电子文件元数据。

电子文件元数据在系统内可分成文件实体信息、文档信息、业务实体信息等数据表进行管理。

1.文件实体数据表。该表保存与电子文件存在“一对一”关系的文件实体元数据，数据表中的每一条记录对应一件电子文件实体信息。一般以档号项目为主键(即区分数据表中不同记录行的唯一标识)，每个元数据项目作为数据表的一个字段。如一件电子文件的题名、文件编号、密级等，每一件电子文件只有一个题名、一个文件编号等，这些元数据项目属于和电子文件就是“一对一”的关系。

2.文档信息数据表。该表保存与电子文件存在“一对多”关系的、与电子文件所包含的文档有关的元数据项目，如文档序号、稿本、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等。数据表中的每一条记录对应一份电子文件包含的一个电子文档信息。文档信息数据表可以以计算机可识别的唯一代码(如:CUID)作为主键，与文件实体数据表的档号项目建立关联。这样，通过在该数据表中查找档号项目，即可以找到与该档号电子文件对应的全部电子文档。

3.业务实体信息数据表。与“文档信息数据表”相似，业务实体信息数据表保存与电子文件存在“一对多”关系的、与电子文件业务实体有关的元数据项目，如业务行为、行为时间、机构人员名称等。数据表中的每一条记录对应一份电子文件的一项业务记录，如一件电子文件可能包含拟稿、审核、签发等业务记录，一项业务记录在该数据表中就是一条记录。业务实体信息数据表可以以计算机可识别的唯一代码(如：CUID)作为主键，与文件实体数据表的档号项目建立关联。这样，通过在该数据表中查找档号项目，即可以找到与该档号电子文件对应的全部业务记录。