Oracle项目管理系统之任务督办及收发文

卷首语

“随需而应思想”，沟通环节所关注的资源在实际业务中都是灵活被组织，系统的可配置功能完全符合这一需求，不需要技术人员的二次开发和集成。

方案概述

“信息网状思想”将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张信息网，每个信息节点之间依靠业务逻辑关系进行关联，例如任务督办来自于会议纪要；

“业务关联思想”，企业业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或人员负责，事实上，这些业务环节有着千丝万缕的关系，系统关注所有可能涉及到的业务环节，进行整合归纳，实现业务之间的平滑连接。例如送审件要经过各个部门负责人的审批，系统可以实时处理。

“随需而应思想”，沟通环节所关注的资源在实际业务中都是灵活被组织，系统的可配置功能完全符合这一需求，不需要技术人员的二次开发和集成。

图：沟通与协作总体流程图

在项目沟通与协作模块中，通过关联工程日常的沟通单据，包括联系单、送审件、问题等，跟踪与记录设计审阅、关键交付物、规范书及施工图纸的审批过程，记录审计记录，使得项目参与方响应更加有效并能清晰界定各自的责任。

沟通与协作模块业务架构如下图所示：

任务督办

集合了综合协同管理模块的核心功能，可以由会议纪要/信函/风险自动产生任务督办，也可以自动产生问题。充分实现了公司内部审批流程与业务流程之间的流转这一核心能力。

图：任务督办

信函

作为综合协同模块业务流程，不仅具有流转审批等功能，还可以实现项目邮箱与外部邮箱信息来往。

图：信函

Mailbox/uMail

在工程公司系统中，Mailbox为项目层次与外部邮件进行交流的功能模块，前提是需要将外部邮箱地址做允许交流的设置。uMail是以个人层次与团队成员或外部成员进行交流的功能模块，更灵活，在邮件提醒、警示等需求中发挥了极其重要的作用。

图：Mailbox/uMail示例展示

送审件

为了实现各个部门之间实时、有效的协同办公，在工程公司系统中，配置了送审件的业务流程。该业务流程所承载的业务需求是将项目级的文档发送到各个业务部门审批，在项目收尾阶段尤其凸显其价值。

图：送审件

文档上传

在工程公司系统中，有两种文件上传的功能。一种是在文档结构目录树下直接上传文件；另一种是在业务流程审批的过程中，上传附件，便于相关人员信息查看。文档上传的功能充分体现了沟通管理理念，打破资源之间的壁垒和边界，实现有效、实时的信息沟通。

图：文档上传

图：业务流程附件上传